Informazioni sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è FisioMedica S.a.s., con sede in Via Allegrezza 44/A, 91011 Alcamo (TP).

Per informazioni sul trattamento dei dati personali e per esercitare i diritti previsti dalla normativa è possibile scrivere a:

fisiomedica.sas.alcamo@gmail.com

2. Quali dati personali trattiamo

Nell'ambito delle attività del poliambulatorio, delle comunicazioni con gli utenti e della gestione delle richieste di appuntamento, FisioMedica può trattare:

• Dati identificativi, come nome e cognome.

• Dati di contatto, come numero di telefono e indirizzo e-mail.

• Informazioni relative alle richieste di appuntamento e alle prestazioni sanitarie richieste.

• Messaggi e comunicazioni inviati tramite WhatsApp e altri canali di contatto.

• Eventuali informazioni relative alla salute comunicate spontaneamente dagli utenti o necessarie alla gestione della richiesta.

• Dati tecnici connessi all'utilizzo del sito internet e dei servizi digitali.

I dati relativi alla salute appartengono alle categorie particolari di dati personali previste dall'articolo 9 del GDPR e richiedono specifiche garanzie di protezione.

3. Finalità del trattamento

I dati personali possono essere utilizzati per:

• Rispondere alle richieste di informazioni sui servizi di FisioMedica.

• Gestire le richieste di prenotazione di visite specialistiche, prestazioni fisioterapiche e certificazioni sanitarie.

• Comunicare conferme, variazioni e informazioni relative agli appuntamenti.

• Consentire alla segreteria di consultare le comunicazioni ricevute e dare seguito alle richieste.

• Gestire gli adempimenti amministrativi e gli obblighi previsti dalla normativa.

• Organizzare ed erogare le prestazioni sanitarie richieste.

• Garantire la sicurezza dei sistemi informatici e la corretta gestione dei servizi digitali.

I dati saranno utilizzati per finalità ulteriori, come l'invio di comunicazioni promozionali, soltanto quando sussistano le condizioni previste dalla normativa applicabile.

4. Comunicazioni tramite WhatsApp

FisioMedica mette a disposizione degli utenti un canale WhatsApp per richiedere informazioni e comunicare con la struttura.

Attraverso questo canale è possibile ricevere informazioni sui servizi, richiedere appuntamenti e ricevere comunicazioni organizzative.

Le conversazioni possono essere registrate nel gestionale informatico di FisioMedica e consultate dal personale autorizzato della segreteria per gestire le richieste e garantire la continuità delle comunicazioni.

Si invitano gli utenti a non inviare tramite WhatsApp referti, immagini diagnostiche o altre informazioni sanitarie dettagliate, salvo quando effettivamente necessario e secondo le indicazioni della struttura.

5. Utilizzo dell'assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale

FisioMedica può utilizzare un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale per supportare la gestione delle comunicazioni tramite WhatsApp.

L'assistente può:

• Fornire informazioni generali sulle prestazioni e sui servizi disponibili.

• Rispondere alle domande relative alle modalità di prenotazione.

• Raccogliere richieste di appuntamento e dati di contatto.

• Supportare l'organizzazione delle richieste destinate alla segreteria.

Per svolgere queste attività, il sistema può elaborare il contenuto dei messaggi inviati dagli utenti, comprese eventuali informazioni sanitarie comunicate durante la conversazione.

L'assistente virtuale non sostituisce il personale medico, non effettua diagnosi e non fornisce valutazioni cliniche personalizzate.

Le richieste che richiedono l'intervento del personale della struttura vengono gestite secondo le procedure organizzative adottate da FisioMedica.

6. Basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati sulla base delle condizioni previste dagli articoli 6 e, quando applicabile, 9 del GDPR.

A seconda della finalità, il trattamento può essere necessario per:

• Dare seguito alle richieste dell'interessato e gestire il rapporto con la struttura.

• Adempiere agli obblighi di legge.

• Perseguire legittimi interessi, nei limiti consentiti dalla normativa.

• Erogare prestazioni sanitarie e gestire servizi connessi all'assistenza sanitaria, nel rispetto delle condizioni e delle garanzie previste dall'articolo 9 del GDPR.

• Acquisire il consenso dell'interessato quando richiesto dalla normativa.

Le specifiche basi giuridiche applicabili alle singole finalità, in particolare all'elaborazione dei dati sanitari mediante l'assistente AI, devono essere verificate in relazione al funzionamento effettivo dei servizi.

7. Modalità di trattamento e sicurezza

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e, quando necessario, cartacei.

FisioMedica adotta misure tecniche e organizzative finalizzate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione e utilizzi non consentiti.

L'accesso alle informazioni è riservato al personale autorizzato, secondo le rispettive mansioni.

8. Destinatari dei dati e fornitori tecnologici

I dati possono essere trattati da personale autorizzato di FisioMedica e da fornitori di servizi tecnologici necessari al funzionamento del sito, del gestionale, delle comunicazioni WhatsApp e dell'assistente AI.

Quando richiesto dalla normativa, tali fornitori operano in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.

L'identificazione dei fornitori coinvolti, dei rispettivi ruoli e delle eventuali condizioni di trasferimento internazionale dei dati deve essere completata sulla base dei servizi effettivamente utilizzati.

9. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono raccolti e per gli eventuali ulteriori periodi previsti dagli obblighi di legge.

Per le conversazioni WhatsApp e le informazioni conservate nel gestionale saranno applicati periodi di conservazione definiti in relazione alle finalità del trattamento e agli obblighi applicabili.

I tempi specifici o i criteri utilizzati per determinarli devono essere formalizzati dalla struttura.

10. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, gli interessati possono esercitare i seguenti diritti:

• Accesso ai propri dati personali.

• Rettifica dei dati inesatti.

• Cancellazione dei dati.

• Limitazione del trattamento.

• Opposizione al trattamento.

• Portabilità dei dati, quando applicabile.

• Revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Le richieste possono essere inviate all'indirizzo:

fisiomedica.sas.alcamo@gmail.com

Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Aggiornamenti dell'informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata per riflettere modifiche normative, organizzative o tecnologiche relative ai servizi offerti da FisioMedica.

La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso il sito internet della struttura.